מדיניות פרטיות – Ogen

לרוב, הסוכן או הסוכנות שמולם אתם מתנהלים קובעים מדוע מידעכם מעובד וכיצד נעשה בו שימוש מקצועי. ניתן לפנות אליהם ישירות בכל בקשה הנוגעת לתיק הביטוחי, הפיננסי או הפנסיוני. Ogen תסייע להם, לפי הצורך, לממש בקשות הנוגעות למידע המעובד במערכת.

1.1 עד להתאגדות חברה, השירות מופעל על ידי אלון בריימוק, ת״ז 203966677, יצחק שדה 55, תל אביב. לאחר התאגדות ואישור או המחאת הפעילות כדין, השירות עשוי להיות מופעל על ידי [שם החברה ומספר ח.פ.].

1.2 לצורך חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, Ogen היא בעלת שליטה במאגרי המידע שהיא מנהלת למטרותיה העצמאיות, כגון ניהול חשבונות, חיוב, תמיכה, אבטחה, מניעת שימוש לרעה ועמידה בדרישות דין.

1.3 ביחס למידע על לקוחות קצה שהסוכן, הסוכנות או מערכותיהם מעבירים ל-Ogen לצורך מתן השירות, הסוכן או הסוכנות הם בדרך כלל בעלי השליטה במאגר, ו-Ogen פועלת כמחזיקה, מעבדת או ספקית שירות בהתאם להוראותיהם ולהסכם עיבוד הנתונים.

1.4 פניות בנושאי פרטיות ניתן לשלוח ל-alonbraymok007@gmail.com, בטלפון 0528896390, או בדואר ל-יצחק שדה 55, תל אביב. אם מונה ממונה על הגנת הפרטיות, פרטיו הם: [שם ופרטי קשר].

2.1 “מידע אישי” - כל נתון הנוגע לאדם מזוהה או לאדם שניתן לזהותו, במישרין או בעקיפין, לרבות פרטי קשר, מזהים, תוכן שיחות, מידע מקצועי, ביטוחי, פיננסי ופנסיוני.

2.2 “מידע בעל רגישות מיוחדת” - מידע שהדין מעניק לו הגנה מוגברת, לרבות מידע על בריאות, מצב כלכלי, ביטוח, שכר, התחייבויות, מידע ביומטרי או מזהים ממשלתיים, לפי העניין.

2.3 “סוכן” - סוכן ביטוח, סוכנות, בעל רישיון פיננסי, משרד או עסק המתקשר עם Ogen ומנהל באמצעותה מידע ותהליכים.

2.4 “לקוח קצה” - אדם המקבל שירות מן הסוכן ומשתמש בממשק Ogen, לרוב באמצעות WhatsApp, קישור, אתר או ערוץ דיגיטלי אחר.

2.5 “עיבוד” - כל פעולה במידע, לרבות קבלה, איסוף, שמירה, ארגון, התאמה, חיפוש, ניתוח, הפקה, מסירה, מחיקה או גיבוי.

2.6 “ספק שירות” - גורם חיצוני המספק תשתית, אירוח, מסרונים, WhatsApp, אוטומציה, בינה מלאכותית, אימות, בסיס נתונים, יומן, CRM, סליקה, תמיכה או אבטחת מידע.

3.1 מידע על סוכנים ומשתמשים מורשים

• שם, מספר מזהה, תפקיד, ארגון, רישיון מקצועי או פרטי הסמכה, לפי הצורך.
• כתובת דוא״ל, מספר טלפון, שם משתמש, נתוני כניסה, תיעוד הסכמות והרשאות.
• פרטי התקשרות מסחריים, מסלול מנוי, חשבוניות, תשלומים ונתוני סליקה בהתאם למבנה הסליקה בפועל.
• הגדרות ארגון, משתמשים, הרשאות, תבניות הודעה, תהליכי עבודה, הגדרות אוטומציה וחיבורי אינטגרציה.
• פניות תמיכה, תכתובות, משובים, הקלטות או תמלולים אם נמסרו לצורך תמיכה ובהתאם ליידוע מתאים.

3.2 מידע על לקוחות קצה

• פרטי זיהוי וקשר, כגון שם, מספר טלפון, כתובת דוא״ל, מספר זהות, תאריך לידה ופרטי בני משפחה או מוטבים, ככל שנמסרו כדין.
• מידע ביטוחי, פיננסי ופנסיוני, כגון פוליסות, כיסויים, פרמיות, יתרות, הפקדות, משיכות, תשואות, דמי ניהול, מוצרים, סטטוס תביעה, מטרות חיסכון ודוחות תקופתיים.
• מידע רפואי או מידע אחר בעל רגישות מיוחדת, רק כאשר הוא נכלל במסמכים, בדוחות או בשיחות הדרושים לתהליך שהסוכן מפעיל.
• היסטוריית שירות וקשר עם הסוכן, לרבות פגישות, משימות, בקשות, פניות, מועדי שיחה ותוצאות טיפול.
• הודעות WhatsApp, טקסטים, מסמכים, תמונות, קישורים, הקלטות קוליות ותמלולים שנשלחו במסגרת השירות.
• מידע על הסכמה או סירוב לקבלת הודעות, בחירת ערוץ תקשורת, בקשות להסרה והעדפות קשר.

3.3 מידע מאינטגרציות ומערכות חיצוניות

• מידע מ-CRM וממערכות סוכן, לרבות Surense או מערכת אחרת שהסוכן בחר לחבר.
• מידע מיומני Google או Microsoft, כגון זמינות, אירועים ופרטי פגישה, בהתאם להרשאות שהמשתמש נתן.
• מידע שמתקבל מ-WhatsApp או Meta, לרבות מספר שולח, מזהה מספר עסקי, תוכן הודעה, סטטוס מסירה ומטא-נתונים תפעוליים.
• דוחות ומסמכים שהסוכן מקבל מחברות ביטוח, בתי השקעות, גופים מוסדיים או מערכות הפקה, ומעביר ל-Ogen לצורך מתן השירות.
• אסימוני גישה, מזהי חיבור והרשאות אינטגרציה. אנו משתדלים לשמור סודות גישה באופן מוצפן או מוגן ולהגביל את השימוש בהם למטרה שלשמה נמסרו.

3.4 מידע טכני ושימושי

• כתובת IP, סוג דפדפן ומכשיר, מערכת הפעלה, מזהי סשן, זמני גישה ופעולות במערכת.
• לוגים של אבטחה, אימות, שגיאות, ביצועים, קריאות API וניסיונות גישה.
• מידע סטטיסטי או אגרגטיבי על שימוש, ככל שאינו מזהה אדם או לאחר שעבר תהליך צמצום או אנונימיזציה מתאים.

4.1 אנו מקבלים מידע ישירות מהסוכן, ממשתמש מורשה או מלקוח הקצה, למשל בעת פתיחת חשבון, שליחת הודעה, העלאת מסמך, חיבור יומן או פנייה לתמיכה.

4.2 מידע עשוי להגיע ממערכות שהסוכן חיבר, מספקי WhatsApp ותקשורת, ממערכות CRM, מחברות ביטוח וגופים פיננסיים באמצעות הסוכן, או ממקורות אחרים שהסוכן מוסמך כדין להשתמש בהם.

4.3 הסוכן אחראי לוודא כי הוא רשאי להעביר ל-Ogen את המידע, כי מקורותיו חוקיים, וכי נמסר ללקוחות הקצה יידוע מתאים לגבי Ogen וספקי המשנה.

5.1 ברוב המקרים אין חובה חוקית למסור מידע ל-Ogen, והמסירה תלויה ברצון ובהסכמה או בהתקשרות עם הסוכן. עם זאת, הסוכן עשוי להיות חייב לאסוף מידע מסוים מכוח דין, רגולציה מקצועית, הוראות זיהוי או דרישות גוף מוסדי.

5.2 אי-מסירת מידע בסיסי, כגון פרטי זיהוי, פרטי קשר או המידע הנדרש לביצוע פעולה מבוקשת, עלולה למנוע פתיחת חשבון, זיהוי לקוח, הצגת מידע, תיאום פגישה, שליחת דוח או מתן חלק מן השירותים.

5.3 לקוח קצה רשאי לבקש להפסיק שימוש בערוץ האוטומטי ולפנות ישירות לסוכן, בכפוף לכך שהסוכן רשאי לשמור מידע הנדרש לצרכים מקצועיים או חוקיים.

• הקמה וניהול של חשבון סוכן, ארגון, משתמשים והרשאות.
• זיהוי לקוח והתאמתו לרשומת הלקוח הנכונה בתוך ארגון הסוכן.
• הצגת מידע ללקוח הקצה, מענה לפניות והעברת בקשות לסוכן.
• הפקת דוחות, סיכומים, תובנות תפעוליות, התראות, משימות ותזכורות.
• תיאום פגישות, יצירת אירועים ביומן וניהול תהליכי המשך.
• הפעלת אוטומציות שהסוכן בחר, כגון ימי הולדת, יעדי צבירה, תשואה חריגה, הפחתת דמי ניהול ומעקב אחר תהליך.
• חיבור והחלפת מידע עם CRM, WhatsApp, יומן, ספקי דוחות ושירותים שהסוכן אישר.
• תמיכה, איתור תקלות, שיפור אמינות, ניטור ביצועים ושמירת רציפות עסקית.
• אבטחת מידע, מניעת הונאה, שימוש לרעה, גישה בלתי מורשית או הפרת תנאים.
• ניהול חיובים, חשבוניות, הנהלת חשבונות, גבייה וקשר מסחרי עם הסוכן.
• עמידה בדין, בצו, בדרישת רשות מוסמכת, בהליך משפטי או בהגנה על זכויות Ogen, הסוכן, לקוחות הקצה או צדדים אחרים.
• ניתוח סטטיסטי ושיפור השירות באמצעות מידע מצומצם, אגרגטיבי או לא מזוהה, ככל האפשר.

6.1 לא נעשה שימוש במידע ביטוחי, פיננסי, פנסיוני או רפואי של לקוחות הקצה לצורך פרסום מותאם אישית, מכירת מידע או יצירת פרופיל שיווקי עצמאי של Ogen.

7.1 השירות עשוי להשתמש במערכות בינה מלאכותית לצורך חילוץ נתונים ממסמכים, סיווג פניות, יצירת סיכומים, הכנת טיוטות, איתור חריגות, התאמת מידע והצעת פעולות המשך.

7.2 תוצרי AI עלולים להיות חלקיים, שגויים או לא מעודכנים. הם נועדו לתמיכה תפעולית ואינם מחליפים בדיקה מקצועית, שיקול דעת של סוכן מורשה או מסמך רשמי של גוף פיננסי או מבטח.

7.3 Ogen אינה מקבלת עבור לקוח הקצה החלטה משפטית, ביטוחית, רפואית, אשראית או פיננסית בעלת השפעה מהותית על בסיס אוטומטי בלבד. החלטה מקצועית והתקשרות עם מוצר או גוף פיננסי מתקבלות על ידי הסוכן, הלקוח או הגוף המוסמך.

7.4 Ogen עשויה להעביר לספק AI רק את המידע הנדרש לביצוע המשימה, בהתאם להסכמים, הגדרות אבטחה ומדיניות שמירה. [יש לאשר לפני פרסום: ספקי ה-AI אינם משתמשים בנתוני לקוחות Ogen לצורך אימון מודלים כלליים, אלא אם נמסר יידוע נפרד והתקבלה הרשאה כדין].

7.5 ככל שניתן, Ogen תיישם צמצום מידע, הפרדת מזהים, הגבלת הרשאות ומחיקת קבצים זמניים. הסוכן מתבקש שלא לשלוח למערכת מידע שאינו נחוץ למטרה המקצועית.

8.1 כאשר השירות מופעל באמצעות WhatsApp, ההודעות עוברות גם בתשתיות Meta ו-WhatsApp, והן כפופות בנוסף לתנאים ולמדיניות הפרטיות של אותם שירותים.

8.2 Ogen עשויה לקבל ולשמור תוכן הודעה, מספר טלפון, מזהה עסקי, מועד שליחה, סטטוס מסירה ומידע טכני הדרוש לניהול השיחה.

8.3 הסוכן אחראי לבחור תבניות הודעה מאושרות, להשתמש בערוץ בהתאם לדין ולמדיניות Meta, ולוודא שקיימת הרשאה מתאימה לשליחת הודעות שירות או שיווק. הודעות שיווקיות יישלחו רק בהתאם להסכמה ולדרישות הדין.

8.4 לקוח קצה רשאי לבקש להפסיק הודעות אוטומטיות באמצעות ההוראות המופיעות בהודעה, באמצעות פנייה לסוכן או באמצעות פנייה ל-Ogen. הפסקת הודעות אוטומטיות אינה מחייבת מחיקת מידע שהסוכן נדרש לשמור כדין.

9.1 כאשר משתמש שולח הודעה קולית, מסמך או תמונה, המידע עשוי לעבור תמלול, OCR, חילוץ נתונים, סיווג או סיכום, בהתאם למטרה שלשמה נשלח.

9.2 יש להימנע משליחת מידע על אדם אחר ללא הרשאה. הסוכן אחראי לוודא כי הקלטת שיחה או העברת מסמך נעשית בהתאם לדין ולחובות הסודיות המקצועית החלות עליו.

9.3 קבצים זמניים יימחקו או יצומצמו בהתאם למדיניות השמירה, לאחר השלמת העיבוד, אלא אם נדרשת שמירתם לצורך השירות, אבטחה, ביקורת או דין.

10.1 אנו לא מוכרים ולא משכירים מידע אישי של לקוחות קצה לצדדים שלישיים.

10.2 אנו עשויים למסור מידע לספקי שירות הפועלים עבורנו או עבור הסוכן, במידה הנדרשת להפעלת השירות. קטגוריות הספקים כוללות אירוח וענן, בסיס נתונים ואימות, WhatsApp ותקשורת, AI, אוטומציה, CRM, יומן ודוא״ל, תמיכה, אבטחה, ניטור וסליקה.

10.3 אנו עשויים למסור מידע לסוכן, לעובדיו המורשים, לנציגיו ולספקי השירות שבחר לחבר, בהתאם להרשאות הארגון ולמטרות השירות.

10.4 מידע עשוי להימסר לרשות מוסמכת, בית משפט, גורם אכיפה או צד אחר כאשר קיימת חובה או סמכות בדין, או כאשר הדבר נדרש להגנה על זכויות, בטיחות ואבטחה.

10.5 במקרה של שינוי מבני, מיזוג, השקעה, מכירת פעילות או העברת הפעילות לחברה שתוקם, מידע עשוי לעבור לגורם ממשיך, בכפוף לשמירת מטרות העיבוד, אמצעי הגנה ויידוע כנדרש.

10.6 רשימת ספקי המשנה המרכזיים מופיעה בנספח א׳. הרשימה עשויה להתעדכן, ו-Ogen תפרסם גרסה עדכנית או תמסור הודעה לסוכנים כאשר שינוי מהותי מחייב זאת.

11.1 חלק מספקי הענן, התקשורת, האוטומציה, היומן והבינה המלאכותית עשויים לעבד או לאחסן מידע מחוץ לישראל, לרבות במדינות שרמת ההגנה בהן שונה מזו שבישראל.

11.2 העברה כאמור תיעשה בהתאם לדין החל, לרבות על בסיס תנאי העברה מותרים, התחייבויות חוזיות ואמצעי הגנה מתאימים. ככל שנדרש, יתקבלו הסכמות או התחייבויות נוספות.

11.3 הסוכן מאשר כי חיבור שירות חיצוני שבחר עשוי לגרום להעברת מידע למדינות שבהן אותו ספק פועל, ועליו לבדוק שהחיבור מתאים לחובותיו וליידוע שמסר ללקוחותיו.

12.1 Ogen מפעילה אמצעים ארגוניים וטכנולוגיים שנועדו לצמצם סיכון לגישה בלתי מורשית, אובדן, שינוי, דליפה או שימוש לרעה, בהתאם לסוג המידע ולסיכונים.

12.2 האמצעים עשויים לכלול הפרדת נתונים בין ארגונים, בקרת גישה והרשאות, אימות משתמשים ושירותים, הצפנת סודות וחיבורים, תיעוד אירועים, גיבויים, עדכונים, בדיקות והגבלת גישה לעובדים ולספקים לפי צורך.

12.3 הסוכן אחראי לאבטחת תחנות העבודה, חשבונות הדוא״ל, מכשירי הטלפון, חשבונות WhatsApp, יומנים ומערכות CRM שבשליטתו, ולהסרה מיידית של משתמשים שאינם מורשים עוד.

12.4 אין מערכת חסינה לחלוטין. במקרה של חשש לאירוע אבטחה, יש לפנות מיד ל-alonbraymok007@gmail.com. אין לשלוח סודות גישה, סיסמאות או מפתחות API בהודעה שאינה מוגנת.

13.1 אנו שומרים מידע רק למשך התקופה הנדרשת למטרות שלשמן נאסף, למתן השירות, לקיום הוראות הסוכן, להגנה על זכויות, לאבטחה, לגיבוי ולעמידה בדרישות דין.

13.2 מידע של לקוחות קצה יישמר בדרך כלל במהלך תקופת המנוי של הסוכן ובהתאם להוראותיו. לאחר סיום ההתקשרות, המידע יימחק, יוחזר או ייארכב בהתאם להסכם עיבוד הנתונים, למדיניות השמירה ולחובות הדין.

13.3 מחיקה ממערכת פעילה אינה בהכרח מחיקה מיידית מכל גיבוי. עותקים בגיבוי יימחקו או יידרסו במחזורי הגיבוי הרגילים, ויישמרו מוגבלים לשחזור, אבטחה והמשכיות בלבד.

13.4 מידע לא מזוהה או אגרגטיבי שאינו מאפשר זיהוי אדם עשוי להישמר לתקופה ארוכה יותר לצורכי סטטיסטיקה, אבטחה ושיפור השירות.

13.5 תקופות השמירה המוצעות מפורטות בנספח ב׳ ויש לאשר אותן מול הגדרות המערכת, ההסכמים והדין לפני פרסום.

14.1 בכפוף לדין, אדם זכאי לעיין במידע האישי עליו המוחזק במאגר מידע, ולבקש לתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.

14.2 ניתן גם לבקש להפסיק דיוור, לבטל הסכמה מקום שבו העיבוד מבוסס עליה, או למחוק מידע כאשר קיימת זכות לכך ואין חובה או הצדקה חוקית להמשך שמירתו.

14.3 לקוח קצה המבקש לעיין או לתקן מידע מקצועי, ביטוחי או פיננסי מתבקש לפנות תחילה לסוכן או לסוכנות, שהם בדרך כלל בעלי השליטה במידע. Ogen תסייע לסוכן במענה לבקשה בהתאם להסכם ולדין.

14.4 בקשה הנוגעת לחשבון Ogen, נתוני תמיכה, אבטחה או מידע ש-Ogen מנהלת כבעלת שליטה ניתן לשלוח ל-alonbraymok007@gmail.com. לצורך הגנה על המידע, אנו רשאים לבקש פרטים לאימות זהות והרשאה.

14.5 מענה לבקשה עשוי להיות מוגבל כאשר הדבר נדרש להגנת פרטיותו של אדם אחר, סודיות מקצועית, אבטחה, מניעת הונאה, זכויות משפטיות או חובה בדין. במקרה מתאים נמסור הסבר בהתאם לדין.

• לקבוע מטרה חוקית ומוגדרת לכל עיבוד מידע ולהימנע מאיסוף מידע עודף.
• למסור ללקוחות הקצה הודעה ברורה לפי הדין, לרבות זהות בעל השליטה, מטרות האיסוף, למי המידע יימסר, האם קיימת חובה למסור אותו וזכויות העיון והתיקון.
• לקבל הסכמה תקפה כאשר היא נדרשת, ולשמור תיעוד מתאים.
• לוודא שהעברת דוחות, הקלטות, מידע רפואי, מידע על בני משפחה ומזהים נעשית בהרשאה ובמידתיות.
• לנהל משתמשים והרשאות, לסגור גישה לעובדים שעזבו ולהגן על סיסמאות, מפתחות וחיבורי OAuth.
• לטפל בבקשות לקוחות הקצה ולתת ל-Ogen הוראות חוקיות ומדויקות בקשר לעיון, תיקון, ייצוא, הגבלה או מחיקה.
• לא להשתמש ב-Ogen לשליחת הודעות אסורות, פרסום ללא הסכמה, אפליה, הטעיה, החלטה מקצועית בלתי מורשית או שימוש שאינו תואם את מטרות המאגר.

16.1 האתר והאפליקציה עשויים להשתמש בעוגיות או באחסון מקומי הנחוצים לכניסה, אבטחה, שמירת העדפות, ניהול סשן ותפעול השירות.

16.2 ככל שיופעלו כלי ניתוח שאינם הכרחיים, פרסום או מעקב, יימסר יידוע מתאים ותינתן אפשרות בחירה כנדרש. [יש לאשר אם מופעלים כלי אנליטיקה, ולפרט את שמם ואת מנגנון ההסכמה].

16.3 ניתן לחסום או למחוק עוגיות דרך הגדרות הדפדפן, אך חסימת עוגיות הכרחיות עלולה למנוע כניסה או לפגוע בתפקוד השירות.

17.1 שירות הסוכן מיועד בדרך כלל לבגירים. מידע על קטין יעובד רק כאשר הוא דרוש לטיפול ביטוחי, פיננסי או משפחתי, ובהתאם להרשאת הורה, אפוטרופוס או בסיס חוקי אחר.

17.2 אין לאפשר לקטין לפתוח חשבון סוכן או למסור מידע רגיש באופן עצמאי, אלא אם הדבר הותר במפורש ובהתאם לדין ולגילו.

17.3 אם התקבל מידע על קטין ללא הרשאה מתאימה, ניתן לפנות אלינו או לסוכן לצורך בדיקה ומחיקה, בכפוף לחובות שמירה חוקיות.

18.1 Ogen מתעדת ובודקת אירועי אבטחה בהתאם לנהלים ולדין. כאשר אירוע מחייב דיווח לרשות מוסמכת או הודעה לנושאי מידע, נפעל בהתאם לחובות החלות ולחלוקת האחריות עם הסוכן.

18.2 הסוכן מתחייב להודיע ל-Ogen ללא דיחוי על אובדן מכשיר, חשבון שנפרץ, חשיפת מפתח, שליחת מידע לנמען שגוי או כל חשש לגישה בלתי מורשית למידע המעובד בשירות.

19.1 השירות עשוי לכלול קישורים או חיבורים לשירותים שאינם בשליטת Ogen. שימוש בהם כפוף גם לתנאים ולמדיניות הפרטיות של מפעיליהם.

19.2 Ogen אינה אחראית למדיניות של ספק חיצוני שהסוכן בחר לחבר, אך תפעל לבחור ספקים מתאימים ולתחום את הרשאותיהם בהתאם להסכמים ולדין.

20.1 אנו עשויים לעדכן מדיניות זו בעקבות שינוי בשירות, בטכנולוגיה, בספקים, בדין או בסיכונים. תאריך העדכון יופיע בראש המסמך.

20.2 במקרה של שינוי מהותי באופן השימוש במידע, נמסור הודעה מתאימה לסוכנים ובמקרה הנדרש גם ללקוחות הקצה, ונבקש הסכמה חדשה כאשר הדין מחייב זאת.

21.1 בכל שאלה, תלונה או בקשה בנושא פרטיות ניתן לפנות לאלון בריימוק, בדוא״ל alonbraymok007@gmail.com, בטלפון 0528896390, או בדואר ל-יצחק שדה 55, תל אביב.

21.2 יש לציין את שם הסוכן או הסוכנות הרלוונטיים ואת פרטי הקשר של הפונה, אך אין לשלוח בדוא״ל רגיל מידע רפואי, דוח מלא, צילום תעודה או סיסמה אלא אם התבקשתם להשתמש בערוץ מאובטח.

יש לעדכן רשימה זו לפי הספקים והחשבונות הפעילים בפועל. ציון ספק אינו אומר שהוא מקבל את כל סוגי המידע; היקף המידע תלוי בפיצ׳ר שהסוכן מפעיל.

הטבלה היא בסיס תפעולי בלבד. יש להתאים אותה לחובות הסוכן, להנהלת החשבונות, לגיבויים, להסכמי ספקים וליכולת המחיקה בפועל.

עקרונות לאישור לוח השמירה:

• להגדיר לכל קטגוריה בעל תפקיד אחראי, מערכת מקור, מועד תחילת הספירה ופעולת סיום.
• לבחור בתקופה הקצרה הנדרשת למטרה, ולא לשמור מידע רק משום שאפשר.
• לתעד חריגים הנובעים מדרישת דין, הליך משפטי, בקשת הסוכן או צורך אבטחתי.
• לוודא שמחיקה חלה גם על ספקי משנה, קבצים זמניים, ייצואי CSV וסביבות בדיקה.
• לבצע בדיקה שנתית של תקופות השמירה ושל יכולת המחיקה בפועל.

נוסח מוצע ל-WhatsApp:

שלום [שם הלקוח/ה], [שם הסוכן או הסוכנות] משתמש/ת ב-Ogen כדי לספק שירות, להציג מידע, להעביר בקשות, לתאם פגישות ולהפעיל תהליכים שאושרו על ידו/ה. לצורך כך יעובדו פרטי הקשר שלך, הודעות שתשלח/י ומידע ביטוחי או פיננסי שהסוכן מחזיק כדין. מסירת המידע היא בדרך כלל מרצונך, אך בלעדיו ייתכן שלא ניתן יהיה לספק את השירות בערוץ זה. המידע עשוי לעבור לספקי ענן, WhatsApp, CRM, יומן ובינה מלאכותית לצורך השירות, לרבות מחוץ לישראל, בכפוף לאמצעי הגנה. הסוכן הוא בדרך כלל בעל השליטה במידע המקצועי, ו-Ogen מעבדת אותו עבורו. ניתן לעיין במדיניות המלאה כאן: https://www.ogen-ai.com/privacy. לבקשת עיון, תיקון או הפסקת הודעות ניתן לפנות לסוכן או ל-alonbraymok007@gmail.com. אם אינך מעוניין/ת להשתמש בערוץ, כתוב/י “הפסק” או פנה/י ישירות לסוכן.

הערת יישום: יש להוסיף את שם הסוכן, שם בעל השליטה, קישור למדיניות וערוץ הסרה. כאשר ההודעה כוללת שיווק ולא רק שירות, יש להשתמש במנגנון הסכמה והסרה המתאים לדין ולמדיניות WhatsApp.

נוסח מוצע במסך פתיחת חשבון:

פתיחת החשבון ושימוש ב-Ogen כרוכים בעיבוד פרטי המשתמש, פרטי הארגון, נתוני חיוב, הגדרות מערכת ולוגי אבטחה לצורך אספקת השירות, תמיכה, אבטחה, חיוב ועמידה בדין. אין חובה חוקית כללית למסור את המידע, אך ללא הפרטים הנדרשים לא ניתן לפתוח חשבון או לספק את השירות. מידע עשוי להימסר לספקי ענן, אימות, סליקה, תמיכה ושירותים מחוברים, לרבות מחוץ לישראל. ביחס למידע לקוחות שתעלה או תחבר, אתה או הארגון שלך הם בדרך כלל בעלי השליטה ו-Ogen פועלת כמחזיקה או מעבדת. עליך למסור ללקוחותיך יידוע מתאים ולהבטיח בסיס חוקי להעברת המידע. למדיניות המלאה: https://www.ogen-ai.com/privacy. לפניות פרטיות: alonbraymok007@gmail.com.

המסמך נוסח בהתייחס, בין היתר, למסגרת הישראלית הבאה, בנוסחה המעודכן במועד הכנת הטיוטה:

• חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, לרבות תיקון מס׳ 13.
• תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017.
• תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.
• תקנות הגנת הפרטיות (הוראות לעניין מידע שהועבר לישראל מהאזור הכלכלי האירופי), התשפ״ג-2023, ככל שהן חלות.
• הוראות הדין הנוגעות לדיוור ישיר, דברי פרסומת ותקשורת אלקטרונית, ככל שהן חלות.
• הנחיות ועמדות הרשות להגנת הפרטיות בנושאי יידוע, הסכמה, מיקור חוץ, שימוש בבינה מלאכותית, שמירת מידע ואירועי אבטחה.

• הושלמו שם הישות, מספר מזהה, מען, דוא״ל פרטיות וטלפון.
• נחתם הסכם עיבוד נתונים מתאים עם כל סוכן או סוכנות.
• רשימת ספקי המשנה תואמת לחשבונות ולשירותים הפעילים בפועל.
• נבדקו הגדרות ספקי ה-AI, שמירת הנתונים והאיסור על אימון בלתי מורשה.
• הוגדרו תקופות שמירה, מחיקה מגיבויים ותהליך סיום התקשרות.
• נבדקו העברות מידע מחוץ לישראל והתחייבויות הספקים.
• הודעת ה-WhatsApp כוללת קישור, זהות בעל השליטה וערוץ הסרה.
• קיימים תהליכים לעיון, תיקון, מחיקה, אירוע אבטחה ופניות לקוחות.
• מדיניות זו תואמת לתנאי השימוש, להסכם הסוכן ולמערכת בפועל.
• הנוסח נבדק ואושר על ידי עורך דין המתאים לתחומי פרטיות ו-SaaS.

אין בטיוטה זו כדי לקבוע לבדה את מלוא החובות החלות על הסוכן, הסוכנות או Ogen. יש להתאים אותה לרישיונות, למערכות, למקורות המידע, לתקופות השמירה ולפעילות העסקית בפועל, ולקבל אישור משפטי לפני פרסום.